Términos y Condiciones

1 Responsable del Tratamiento

VOTOCEL es un producto tecnologico desarrollado y operado por SDS SOFT (Soft Developers Services), empresa colombiana con mas de 15 anos de experiencia en desarrollo de software para plataformas Android, iOS y PWA, automatizacion de procesos empresariales y soluciones de inteligencia artificial. VOTOCEL, como plataforma de votacion electronica, es el Responsable del Tratamiento de los datos personales recolectados a traves de sus plataformas digitales y servicios.

2 Definicion y Ambito de Aplicacion

La presente politica aplica a toda base de datos o archivo que contenga Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de VOTOCEL, tanto en sus plataformas web de administracion (dashboards), sistema de votacion via WhatsApp, modulos de asistencia presencial, generacion de informes automatizados con inteligencia artificial, asi como cualquier interaccion digital con la plataforma.

Esta politica regula el tratamiento de datos personales de los siguientes grupos de personas:

• Copropietarios y residentes vinculados a asambleas y reuniones de propiedad horizontal.
• Apoderados y delegados designados para representar a copropietarios en las votaciones.
• Administradores de propiedad horizontal y personal operativo que gestiona los eventos.
• Usuarios de la plataforma con roles de administracion, supervision o asistencia.
• Proveedores y aliados comerciales que interactuan con la plataforma.

3 Definiciones

Para efectos de la presente politica, se adoptan las definiciones establecidas en el Articulo 3 de la Ley 1581 de 2012:

• Dato Personal: Cualquier informacion vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Dato Sensible: Dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminacion (origen racial, orientacion politica, convicciones religiosas, datos de salud, vida sexual, datos biometricos).
• Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o juridica que decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o juridica que realiza el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.
• Tratamiento: Cualquier operacion sobre datos personales, como recoleccion, almacenamiento, uso, circulacion o supresion.
• Autorizacion: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Aviso de Privacidad: Comunicacion verbal o escrita dirigida al Titular para informarle sobre la existencia de las politicas de Tratamiento.

4 Tipos de Datos Recolectados

Dependiendo de la interaccion del Titular con la plataforma Votocel, se podran recolectar los siguientes tipos de datos:

4.1 Datos de Identificacion

• Nombre completo del copropietario, apoderado o delegado.
• Numero de documento de identidad (cedula de ciudadania, cedula de extranjeria, NIT, pasaporte).
• Tipo de documento.
• Tipo de asistente (propietario, apoderado, delegado).

4.2 Datos de Contacto

• Numero de telefono celular (utilizado para votacion via WhatsApp).
• Correo electronico.

4.3 Datos de Propiedad Horizontal

• Identificacion del inmueble o unidad privada.
• Coeficiente de copropiedad.
• Nombre de la propiedad horizontal, conjunto residencial o entidad asociada.
• Sector (urbanizacion, edificio residencial, condominio, etc.).

4.4 Datos de Participacion y Votacion

• Registro de asistencia (fecha y hora de ingreso a la asamblea).
• Respuestas emitidas en cada votacion.
• Metodo de votacion utilizado (WhatsApp o presencial).
• Fecha y hora de cada voto registrado.
• Codigos OTP de verificacion (temporales, no almacenados de forma permanente).

4.5 Datos Tecnicos y de Navegacion

• Direccion IP.
• Tipo de dispositivo y sistema operativo.
• Datos de sesion en los dashboards de administracion.
• Cookies estrictamente necesarias para el funcionamiento de la plataforma.

5 Finalidades del Tratamiento

Los datos personales recolectados seran incluidos en una base de datos y seran utilizados para las siguientes finalidades:

1. Prestacion del servicio de votacion electronica: Gestionar asambleas de copropietarios, validar quorum, habilitar votaciones via WhatsApp y presencial, registrar asistencia y generar resultados en tiempo real.
2. Verificacion de identidad: Autenticar la identidad de los participantes mediante numero de documento y codigos OTP para garantizar la integridad del proceso de votacion.
3. Generacion de informes: Elaborar actas, informes ejecutivos y reportes de asistencia con inteligencia artificial, incluyendo estadisticas de quorum, resultados de votaciones y analisis de participacion.
4. Acceso post-reunion: Permitir a los participantes verificados acceder al resumen de la asamblea y descargar los informes generados una vez finalizado el evento.
5. Gestion administrativa: Administrar la relacion contractual con las propiedades horizontales, gestionar facturacion, cobro y cumplimiento de obligaciones contractuales.
6. Cumplimiento legal y normativo: Dar cumplimiento a obligaciones legales derivadas de la Ley 675 de 2001 (Regimen de Propiedad Horizontal) y demas normas aplicables que exigen registro y trazabilidad de las decisiones en asamblea.
7. Mejora del servicio: Analizar metricas anonimas de uso para mejorar la estabilidad, funcionalidad y experiencia de usuario de la plataforma.
8. Comunicaciones informativas: Enviar notificaciones relacionadas con el servicio, actualizaciones de seguridad e informacion sobre nuevas funcionalidades, previa autorizacion del Titular.

6 Autorizacion del Titular

De conformidad con los Articulos 9 y 10 de la Ley 1581 de 2012 y el Articulo 5 del Decreto 1377 de 2013, VOTOCEL obtendra autorizacion previa, expresa e informada del Titular para el tratamiento de sus datos personales.

La autorizacion podra ser obtenida a traves de los siguientes mecanismos:

• Documento escrito: Formato fisico o electronico al momento de la inscripcion del copropietario en el sistema.
• Medio digital: Aceptacion de terminos y condiciones al interactuar con la plataforma o al participar en una votacion via WhatsApp.
• Conducta inequivoca: Cuando el Titular, al registrarse en la asamblea o emitir su voto, realiza acciones que razonablemente permiten concluir que otorgo su autorizacion.

Al momento de solicitar la autorizacion, se informara al Titular:

• Los datos personales que seran recolectados.
• Las finalidades especificas del tratamiento.
• Los derechos que le asisten como Titular.
• Los datos de identificacion y contacto del Responsable.

Casos en que no se requiere autorizacion

Conforme al Articulo 10 de la Ley 1581 de 2012, no sera necesaria la autorizacion del Titular cuando:

• La informacion sea requerida por una entidad publica o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Se trate de datos de naturaleza publica.
• Exista un caso de urgencia medica o sanitaria.
• El tratamiento sea autorizado por la ley para fines historicos, estadisticos o cientificos.
• Se trate de datos relacionados con el registro civil de las personas.

7 Derechos del Titular de los Datos

De conformidad con el Articulo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

8 Procedimiento para Ejercer los Derechos

El Titular o sus causahabientes podran ejercer sus derechos enviando una solicitud a traves de los siguientes canales:

La solicitud debera contener como minimo:

1. Nombre completo y numero de identificacion del Titular.
2. Descripcion clara de los hechos que motivan la solicitud.
3. Datos de contacto para la notificacion de la respuesta.
4. Documentos de soporte que se consideren pertinentes.

8.1 Consultas (Articulo 14, Ley 1581)

Las consultas seran atendidas en un termino maximo de diez (10) dias habiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no sea posible atender la consulta dentro de dicho termino, se informara al interesado expresando los motivos de la demora y senalando la fecha en que sera atendida, la cual en ningun caso podra superar los cinco (5) dias habiles siguientes al vencimiento del primer termino.

8.2 Reclamos (Articulo 15, Ley 1581)

Los reclamos seran atendidos en un termino maximo de quince (15) dias habiles contados a partir de la fecha de recibo. Si el reclamo resulta incompleto, se requerira al interesado dentro de los cinco (5) dias siguientes para que subsane las fallas. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento el solicitante no presenta la informacion, se entendera que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluira en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en tramite" y el motivo del mismo, en un termino no mayor a dos (2) dias habiles. Cuando no sea posible atender el reclamo dentro del termino senalado, se informara al interesado los motivos de la demora y la fecha en que sera atendido, la cual no podra superar los ocho (8) dias habiles siguientes.

8.3 Queja ante la SIC

Si el Titular considera que su solicitud no fue atendida de manera adecuada o no recibio respuesta, podra presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) - Delegatura para la Proteccion de Datos Personales. Es requisito previo haber agotado el tramite de consulta o reclamo directamente ante VOTOCEL.

9 Seguridad y Confidencialidad

VOTOCEL garantiza la seguridad de la informacion personal mediante la implementacion de medidas tecnicas, humanas y administrativas para proteger los datos contra alteracion, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Entre las medidas adoptadas se encuentran:

• Cifrado de comunicaciones: Toda la comunicacion entre la plataforma y los usuarios se realiza mediante protocolos SSL/TLS (HTTPS).
• Autenticacion segura: Verificacion de identidad mediante codigos OTP (One-Time Password) de un solo uso para acceso a votaciones y consulta de resultados.
• Control de acceso basado en roles: Los dashboards de administracion implementan un sistema de roles jerarquicos con permisos diferenciados para garantizar que cada usuario acceda unicamente a la informacion que le corresponde.
• Encriptacion de datos en votacion por WhatsApp: Los flujos de votacion via WhatsApp utilizan encriptacion de extremo a extremo conforme a los estandares de seguridad de la plataforma Meta.
• Infraestructura segura: Los datos se almacenan en servidores con protocolos avanzados de seguridad, respaldos periodicos y controles de acceso restringido.
• Trazabilidad: Registro de logs y auditorias de cada accion critica dentro de la plataforma, incluyendo votaciones, accesos y modificaciones.

10 Transferencia y Transmision Internacional de Datos

Para la operacion de ciertos servicios tecnologicos (como infraestructura en la nube, servicios de mensajeria via WhatsApp/Meta y herramientas de inteligencia artificial), algunos datos podran ser procesados en infraestructura segura ubicada fuera de Colombia.

VOTOCEL garantiza que dichos proveedores cumplen con estandares de seguridad de clase mundial y que el tratamiento se realiza conforme a lo establecido en el Articulo 26 de la Ley 1581 de 2012 y los Articulos 20 al 25 del Decreto 1377 de 2013.

En todos los casos, se suscriben contratos de transmision de datos que establecen:

• Obligaciones equivalentes a las del Responsable del Tratamiento.
• El proposito y la duracion del tratamiento.
• Las medidas de seguridad implementadas.
• La obligacion de informar al Responsable sobre cualquier incidente de seguridad.

11 Periodo de Conservacion de los Datos

Los datos personales seran conservados durante el tiempo que sea razonable y necesario de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, conforme al Articulo 11 del Decreto 1377 de 2013. Los criterios de conservacion son:

• Datos de asambleas y votaciones: Se conservan de manera indefinida en tanto constituyen actas y registros legales requeridos por la Ley 675 de 2001 (Regimen de Propiedad Horizontal) y la normatividad aplicable a cada propiedad horizontal.
• Datos de autenticacion y OTP: Los codigos OTP son temporales y se eliminan automaticamente tras su uso o vencimiento.
• Datos de sesion y logs tecnicos: Se conservan por un periodo maximo de doce (12) meses para fines de seguridad y auditoria.
• Datos contractuales y de facturacion: Se conservan durante la vigencia de la relacion contractual y por el periodo adicional que exijan las obligaciones legales tributarias y contables (minimo cinco (5) anos conforme al Estatuto Tributario).

Una vez cumplida la finalidad del tratamiento y vencidos los periodos de retencion legal, los datos personales seran suprimidos de las bases de datos de VOTOCEL.

12 Tratamiento de Datos de Menores de Edad

VOTOCEL no recolecta ni trata datos personales de ninos, ninas y adolescentes. La plataforma esta disenada exclusivamente para el uso de personas mayores de edad en el contexto de asambleas de propiedad horizontal y procesos de votacion electronica.

En caso de que se identifique que datos de un menor de edad han sido recolectados de manera inadvertida, seran eliminados de inmediato de nuestras bases de datos, conforme al Articulo 7 de la Ley 1581 de 2012.

13 Uso de Cookies

Los dashboards de administracion y las plataformas web de VOTOCEL utilizan cookies estrictamente necesarias para:

• Mantener la sesion del usuario activa de forma segura.
• Garantizar el correcto funcionamiento de la plataforma.
• Preservar las preferencias de navegacion.

VOTOCEL no utiliza cookies con fines publicitarios, de seguimiento o de perfilamiento comercial. Las cookies utilizadas son exclusivamente funcionales y de seguridad.

14 Deberes de VOTOCEL como Responsable

En cumplimiento del Articulo 17 de la Ley 1581 de 2012, VOTOCEL se compromete a:

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
2. Solicitar y conservar copia de la autorizacion otorgada por el Titular.
3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recoleccion y los derechos que le asisten.
4. Conservar la informacion bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteracion, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
5. Garantizar que la informacion suministrada al Encargado sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Actualizar la informacion y comunicar de forma oportuna las novedades al Encargado.
7. Rectificar la informacion cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado.
8. Tramitar las consultas y reclamos dentro de los terminos legales senalados.
9. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los codigos de seguridad o existan riesgos en la administracion de los datos.
10. Cumplir las instrucciones y requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.

15 Modificaciones a la Politica

VOTOCEL se reserva el derecho de modificar la presente Politica de Tratamiento de Datos Personales en cualquier momento. Cualquier cambio sustancial sera comunicado a los Titulares a traves de los medios habituales de contacto (correo electronico o publicacion en el sitio web) con una antelacion razonable antes de su entrada en vigor.

Los Titulares que no esten de acuerdo con las modificaciones podran ejercer su derecho de revocatoria de la autorizacion conforme al procedimiento establecido en la seccion 8 de esta politica.

16 Vigencia

La presente Politica de Tratamiento de Datos Personales rige a partir de su fecha de publicacion. Las bases de datos administradas por VOTOCEL tendran vigencia durante el tiempo en que la informacion sea utilizada para las finalidades aqui descritas, conservando los datos mientras subsistan las relaciones contractuales o legales con el Titular.

⚖ Marco Normativo Aplicable

• Ley Estatutaria 1581 de 2012 - Disposiciones generales para la proteccion de datos personales.
• Decreto 1377 de 2013 - Reglamentacion parcial de la Ley 1581 de 2012.
• Decreto 886 de 2014 - Registro Nacional de Bases de Datos.
• Ley 675 de 2001 - Regimen de Propiedad Horizontal.
• Articulo 15 de la Constitucion Politica de Colombia - Derecho a la intimidad y al habeas data.